Handreiking inkopen NOM-concept: de organisatie voorbereiden

Deze handreiking voor het inkopen van Nul op de Meter-concepten geeft corporaties en aanbieders handvatten, tips en voorbeelden om het proces van Nul op de Meter-renovaties van begin tot eind succesvol te doorlopen. In dit artikel gaan we in op het voorbereiden van de organisatie op Nul op de Meter. De volgende onderwerpen worden besproken;

Draagvlak en besluitvorming
Team
Kennismaken met elkaarsbelangen

Renoveren naar Nul op de Meter is meer dan een project met iets meer techniek en een wat ingewikkeldere uitleg aan de bewoner. Bij veel corporaties raakt het een groot deel van de organisatie. Alle disciplines hangen met elkaar samen en het project wordt alleen succesvol als je het integraal aanpakt. Heeft iedereen voldoende kennis van nul-op-de-meter? Is de organisatie voldoende voorbereid op de opgave? Welke beslismomenten en beslisdocumenten rondom de vastgoedstrategie en begroting zijn voor de besluitvorming binnen het project van belang? Daarnaast verdient het de voorkeur om het bredere belanghoudersspeelveld bij nul-op-de-meter te verkennen. Met wie krijg je te maken en welke belangen kunnen er spelen? In deze fase bereid je je ook voor op de besluitvorming rond het project. ‍

Download handreiking Inkopen Nul op de Meter-concept

Wilt u de deze hele handreiking in 1 keer downloaden? Vul hieronder uw gegevens in.

Draagvlak en besluitvorming

Het is raadzaam om verschillende mensen binnen de hiërarchie van de organisatie te betrekken bij de ontwikkeling van de visie, missie en strategie. Het is belangrijk dat zij op de hoogte zijn van de gekozen route en de bijbehorende argumenten om nul-op-de-meter te renoveren. Hoe ziet het besluitvormingsproces eruit? Welke beslismomenten zijn noodzakelijk om te kunnen starten met het project? Zorg ervoor dat eventuele besluitvormingsstukken op tijd meegenomen worden in de besluitvorming m.b.t. de vastgoedstrategie en de begroting voor komende perioden. Een belangrijke tip is om zowel het Management Team (MT) als de Raad van Commissarissen (RvC) vanaf de verkenning van nul-op-de-meter mee te nemen in het proces. Het verschil tussen een nul-op-de-meterproject en ander type renovaties, is de benodigde kennis over onder andere de energieprestatievergoeding, de businesscase en het inkopen van nul-op-de-meterconcepten. Voorkom dat het MT en de RvC pas aan het eind van de besluitvorming door middel van een notitie op de hoogte worden gesteld van de nul-op-de-meteraanpak. Vaak zijn notities kort en ontbreken de belangrijke nuances. De leden van het MT en de RvC hebben vaak weinig tijd om zelf op onderzoek uit te gaan. Zorg er dus voor dat zij meegenomen worden in het voorbereidingsproces en de keuzes die gemaakt worden. Ditzelfde geldt voor eventuele bewonersorganisaties/-commissies en externe partners, zoals de gemeente en de netbeheerder. Worden zij meegenomen in de besluitvorming en zo ja, welke invloed kunnen zij uitoefenen in dit proces?‍

Het proces in grote lijnen

Het pad van besluitvorming kan voor iedere organisatie of project verschillen. Hieronder schetsen we een voorbeeld van te zetten stappen vanaf de verkenning tot en met de koop van een nul-op-de-meterconcept:

Verkenning van nul-op-de-meter (onderzoeken of het interessant is voor de corporaties).
Besluit om nul-op-de-meter in te zetten als onderdeel van het verduurzamen van de woningvoorraad.
Voorbereidingen: organisatie en project voorbereiden door o.a. belangen van belanghouders in kaart te brengen, de invloed van bewoners te bepalen, vastgoed te selecteren en de businesscase door te rekenen.
Een go op het project.
Startselectie: uitnodigen van de nul-op-de-meteraanbieders voor het project.
Keuze maken voor één nul-op-de-meteraanbieder.
Uitwerken van het concept en bewonersparticipatie.
Kopen van het nul-op-de-meterconcept.

Besluit om nul-op-de-meter in te zetten als onderdeel van het verduurzamen van de woningvoorraad

Het eerste beslismoment is vaak een startnotitie waarin gevraagd wordt om nul-op-de-meter als de organisatie te omarmen en waar nodig op te nemen in het beleid. Een go betekent dat een weloverwogen beslissing wordt genomen om te beginnen met de voorbereidingen en het uitzoekwerk dat nog is om starten met een nul-op-de-meter project. Zaken die meegenomen kunnen worden bij de besluitvorming zijn:

Hoe past nul-op-de-meter als strategie/middel bij de organisatie om ambities en doelstellingen te bereiken? Zijn er beleidsaanpassingen nodig?
Hoe werkt de nieuwe/extra geldstroom die op gang komt met nul-op-de-meter (de energieprestatievergoeding)?
Wordt er gebruikt gemaakt van subsidies (bijvoorbeeld van de gemeente)?
Is het een proef-, leer- of opschaalproject?
Op welke manier wordt organisatiebreed kennis verworven omtrent nul-op-de-meter (bijvoorbeeld door een nul-op-de-meterverkenning)?
Hoe wordt de organisatie klaar gestoomd voor de nul-op-de-meteraanpak?
Wordt er een bestaand nul-op-de-meterconcept ingekocht of een nieuw concept ontwikkeld?
Hoe wijkt het inkopen van concepten af van het standaardprotocol voor aanbesteden? Welke nul-op-de-meterdocumenten worden gehanteerd (afnameovereenkomst, NOM Keur)
In welke fase en op welke manier worden bewoners betrokken in het proces (bijvoorbeeld met een peilstok in de wijk, huisbezoeken of notitie bewonerswensen)?
Welke voorbereidingen en daarmee samenhangende inzet en middelen zijn nodig?

Investeringsnotitie

Zijn alle voorbereidingen getroffen? Is er vastgoed geselecteerd voor renovatie naar nul-op-de-meter en is de businesscase doorgerekend? Dan is het tijd voor een go op de investeringsnotitie om budget(ten) te labellen voor het project. In de investeringsnotitie wordt ook opgenomen welke nul-op-de-meteraanbieders uitgenodigd worden om zich in te schrijven op het project en hoe uiteindelijk de aanbieder gekozen wordt. ‍

Checken, beslissen en vastleggen

Welke beslismomenten en beslisdocumenten rondom de vastgoedstrategie en begroting zijn voor de besluitvorming binnen het project van belang?
Wie zijn betrokken bij de besluitvorming? Wie heeft welke invloed (denk ook aan bewoners en externe partners)?
Is het MT en de RvC op de hoogte en enthousiast over nul-op-de-meter?

‍Team

Zoals eerder genoemd raakt nul-op-de-meter een groot deel van de organisatie. Maar ook de samenwerking met externe partners is belangrijk voor een succesvol verloop van het nul-op-de-meterproject. Het daarom verstandig om alvast goed na te denken wie op welk moment betrokken moet worden bij het project. Zijn zij op de hoogte van het speelveld van nul-op-de-meter? Weten zij welke bijdrage van hen verwacht wordt gedurende het project? Op welke manier neem je iedereen mee in de keuzes die gemaakt moet worden en hoe houd je hen op de hoogte van de voortgang? In deze paragraaf geven we een opsomming van de belangrijke disciplines binnen de corporatie en externe partners die een rol kunnen spelen binnen het nul-op-de-meterproject. Tijdens een nul-op-de-meterwoningverbetering ga je een periode intensief met elkaar samenwerken. Investeren in een goede kennismaking met elkaar en nul-op-de-meter verdient zichzelf gedurende het project vanzelf terug! Zorg dus voor een goede klik met alle partijen en haak hen in een vroeg stadium aan.

‍Projectteam

In de praktijk zien we dat bij de start van een nieuw nul-op-de-meterproject de kern van het projectteam bestaat uit de projectleider, vastgoedmanager, (financieel) controler, woon- of leefbaarheidsconsulent en een communicatieadviseur. Uiteraard schuiven gedurende het project collega’s en externe partners op uitnodiging aan, op basis van hun expertise en inzet.

Teams binnen de corporatie:

Projectleider: is verantwoordelijk voor het proces.
Vastgoedmanager: is verantwoordelijk voor de sturing in de vastgoedportefeuille.
Controler: geeft advies of het project financieel haalbaar is.
Projectondersteuner / secretaresse: regelt praktische zaken, zoals de organisatie van een bijeenkomst of een excursie, etcetera.
Management Team (MT): maakt strategische en financiële beslissingen waarvoor de projectleider niet gemandateerd is.
Raad van Commissarissen (RvC): toezichthouder en klankbord.
Projectleider Bouw en Onderhoud: technische beoordeling van (de ontwikkeling van) het product / het renovatievoorstel. Tijdens de renovatiewerkzaamheden regelmatig aanwezig op de bouwplaats.
Opzichter: controleert of de uitvoering volgens afspraak uitgevoerd wordt door de bouwer.
Bewonersbelangenbehartiger (bijv. een woonconsulent): onderhoudt contact en beantwoordt specifieke vragen van bewoners. Loket / eerste contactpersoon voor bewoners. Zet vragen uit en monitort de voortgang.
Woon-/leefbaarheidsconsulent: denkt mee over de juiste participatiestrategie. Spreekt mensen aan op gedrag en helpt bij het oplossen van sociale problemen. Verwijst eventueel bewoners door naar instanties. Bemiddelt tussen bewoners (en andere partijen) wanneer dat nodig is.
Communicatieafdeling: geeft vorm aan communicatie- en participatiestrategie. (Hulp bij) opstellen inhoud communicatiemiddelen.
Financiële afdeling: controleert de financiën. Beantwoordt over de energiepresentatievergoeding en de energiebundel.

Extern

Bewoners: denk aan de samenwerking met een eventuele bewonersraad, bewonerscommissies, klankbord of individuele bewoners.
Aanbieder (bouwer en/of consortium van bedrijven die een nul-op-de-meterconcept aanbieden): welke verantwoordelijkheden krijgt de aanbieder naast het planontwerp, de uitvoering en garantie op de gerenoveerde woning?
Afdeling vergunningen (gemeente): voor het verkrijgen van een bouwvergunning en eventueel aanpassingen in het bestemmingsplan.
Wijkregisseur / wijkcoördinator: kan een rol spelen in zaken die de wijk aangaan (denk aan buitenruimte)
Welstand (gemeente): beoordeelt de beeldkwaliteit van de renovatieplannen.
Milieu of duurzaamheidsafdeling (gemeente): onder de (oude) Flora & Fauna wet kun je direct een ontheffing aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Eventueel kan dit ook via de gemeente. Onder de nieuwe wet Natuurbescherming vraagt de gemeente de vergunning aan bij de provincie.
Netbeheerder: afstemmen van plannen rondom (vervanging van) het gas- en elektriciteitsnetwerk. Is het netwerk voorbereid op woningen die zelf energie opwekken?
Energiebedrijf: o.a. samenwerking om bewoners te helpen hun maandelijks voorschot naar beneden aan te passen.
Vormgever: kunnen alle communicatiemiddelen intern worden opgemaakt, of moet hiervoor een externe partij worden ingehuurd?
Externe adviseur(s): is alle kennis en ervaring in huis of moeten er externe adviseurs aangetrokken worden?

‍Smoelenboek

Een overzicht van alle betrokkenen met contactgegevens biedt duidelijkheid binnen het project en helpt om elkaar eenvoudig te kunnen vinden en aan te spreken wanneer dat nodig is. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een zogenaamd smoelenboek maken. Wellicht lijkt dit voor kleine teams een overbodige stap, maar voor externe partners, bewoners en geïnteresseerden (denk aan andere leden van de Stroomversnelling die kennis uit willen wisselen) kan dit erg handig zijn.

‍Checken, beslissen en vastleggen

Heeft iedereen voldoende kennis van nul-op-de-meter om te kunnen starten met de uitvraag?
Is de organisatie voldoende voorbereid op de opgave? Moeten er nog (aanvullende) procesafspraken gemaakt worden?
Zijn alle relevante externe partijen aangehaakt en op de hoogte van nul-op-de-meter?

Kennismaken met elkaars belangen

Hoe zorg je ervoor dat iedereen enthousiast wordt voor een nul-op-de-meter? We weten uit studies en de praktijk dat de kans dat een project slaagt, groter is wanneer er aandacht is voor elkaars belangen. Als je bewust vooraf met elkaar de belangen in kaart brengt en naar elkaar luistert, heb je meer kans op succes dan als je dat niet doet. Een belang is iets wat je belangrijk vindt omdat het voordelig of nuttig is. Een belanghouder is een persoon of entiteit die invloed heeft op, of beïnvloed wordt door de resultaten van het project. Wie binnen een nul-op-de-meterproject belanghouder is, verschilt van project tot project. Dit hangt onder andere af van de opgave (doelen), het vastgoed, de locatie, omgeving, complexiteit, demografie, regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen, geld, het beleid en de visie van alle belanghouders. ‍

Duurzaamheidsbril

Nul-op-de-meterprojecten streven in de brede zin naar een hoge mate van duurzaamheid. Dit heeft ook invloed op het belangenspeelveld. Duurzaamheid kunnen we definiëren als “het behartigen van de belangen van de mensen hier en nu, op een wijze die rekening houdt met de belangen van de mensen daar en later”. De mensen daar (bijvoorbeeld op een andere plek in de wereld) en later (bijvoorbeeld een volgende generatie) worden hiermee dus onderdeel van het belangenhoudersspeelveld. Dus alleen al de duurzaamheidsbril bij nul-op-de-meterprojecten maakt dat je anders kijkt naar het belangenspeelveld.

‍Corporatie

Elke corporatie heeft zijn eigen ambities en doelstellingen die zich vertalen in het belang dat zij hebben bij het project. Denk aan het verduurzamen van de woningvoorraad of het betaalbaar houden van de woonlasten voor bewoners. Corporaties streven naar tevreden huurders, ook met de wetenschap dat zij ambassadeurs zijn voor een (volgend) project en/of de wijk. Uiteraard is het belangrijk dat er een sluitende businesscase is voor het project, rendement op het vastgoed is en er geen desinvesteringen gedaan worden. Andere belangen kunnen zijn:

een goede relatie met de omgeving en bewoners,
verhuurbare woningen,
de levensduur van woningen verlengen,
kwalitatieve woningen,
passende woningen,
langer thuis wonen,
toekomstbestendige woningen,
lage onderhoudskosten,
data over het functioneren van de woningen,
garantie op het nul-op-de-meterconcept,
ontzorgen tijdens het project,
eisen die de overheid oplegt (energieneutraal),
maatschappelijke rol duurzaamheid,
maatschappelijk rendement.

‍Bewoners

Bewoners merken het meest van de renovatie én plukken uiteindelijk ook de vruchten ervan. Zij kiezen in veel gevallen onbewust voor een nul-op-de-meterinnovatie- en ontwikkeltraject. De duurzaamheidsambitie die we bij nul-op-de-meterprojecten hebben, wordt lang niet door alle bewoners gedeeld. Zij kiezen vaak voor de renovatie om andere voordelen. Een bewoner wil fijn wonen en heeft belangen als:

betaalbaar wonen / woonlasten (omlaag),
comfort
autonomie (ruimte om eigen verantwoorde beslissingen te nemen),
zelf aangebrachte voorzieningen,
heldere communicatie (over verwachtingen),
één contactpersoon gedurende de uitvoering van het project,
betrokken en serieus genomen worden,
praktische zaken (geen geluidsoverlast door installaties),
uitstraling van de woning,
beperken overlast / ontzorgen,
veiligheid,
privacy,
flexibiliteit in service / diensten,
heldere communicatie,
prettige buitenruimte.

Aanbieder

Aanbieders van nul-op-de-meterconcepten willen hun concept met een gezonde winstmarge kunnen verkopen. Op dit moment kan dat alleen door projecten te draaien met grote aantallen woningen, omdat de ontwikkelkosten (nog) hoog zijn. Zij willen dus graag uitkijken op voldoende werk en projecten om hun concepten te kunnen doorontwikkelen. Andere belangen kunnen zijn:

tevreden klant en huurder,
continuïteit van het bedrijf,
efficiënte aanpak,
concepten aanbieden in lijn met de visie van de aanbieder,
zo min mogelijk risico’s,
innovatief zijn,
toegevoegde waarde kunnen bieden,
juiste invoering van de prestatiegarantie,
ontzorgen van corporatie van vastgoedbeheer (als onderdeel van de businesscase),
dataveiligheid (privacy).

Energieleveranciers en netbeheerder

Energieleveranciers en netbeheerders worden graag in een vroeg stadium bij nul-op-de-meterprojecten betrokken. Hierdoor kunnen planningen rond het gas- en elektriciteitsnet afgestemd worden en kan voorkomen worden dat er desinvesteringen in de netwerken gedaan worden. Zij hebben o.a. belangen op het gebied van:

stabiliteit en functioneren van de netwerken (bijv. geen overbelasting / netverzwaring),
opslagcapaciteit (in de toekomst accucapaciteit versus afnemen elektriciteit en gas),
(maatschappelijke) kosten (nu en in de toekomst) zo laag mogelijk houden,
onderhouds- en beheerskosten omlaag,
aanpassen van voorschotten (maandelijkse rekening bewoners).

‍Gemeente

Binnen de gemeente kunnen er tegenstrijdige belangen spelen. Denk aan bijvoorbeeld een welstandcommissie (“De renovatie ziet er niet uit zoals we het qua beeld/kwaliteit voor ogen hebben.”) tegenover een afdeling duurzaamheid (“Het uiterlijk is ondergeschikt aan de opgave om ons vastgoed te verduurzamen.”). Andere belangen kunnen zijn:

uitstraling van de wijk verbeteren / aantrekkelijke woonomgeving,
buitenruimte in orde maken,
leefbaarheid verbeteren,
contact met bewoners verbeteren,
veiligheid,
handhaven van de wet- en regelgeving (o.a. flora en fauna, welstand),
verduurzaming aanjagen,
beschikbaarheid sociale huurwoningen,
prestatieafspraken met corporatie (nul-op-de-meterwoningen),
werkgelegenheid/economie bevorderen.

Andere belanghouders kunnen zijn: financierders, natuur en milieuorganisaties, VvE´s,maatschappelijke organisaties (welzijninstellingen, opbouwwerk, jongerenwerk), belangenorganisaties, (lokale) verenigingen en organisaties.

‍Checken, beslissen en vastleggen

Welke belanghouders wil je betrekken bij het project?
Welke rol, verantwoordelijkheden en invloed hebben de belanghouders?
Welke informatie heb je nodig voordat je aanbieders uitnodigt om hun concept aan te bieden voor het project?
In welke fase en op welke manier ga je met elkaar in gesprek over het project?
Op welke manier breng je belangen in kaart en op welke manier deel je deze informatie? Zowel intern als extern.

Hoe gebruik ik deze handreiking?

Deze handreiking wordt gepresenteerd in een serie artikelen:

Deel 3: bewoners betrekken

In het derde deel van de handreiking inkopen Nul op de Meter-concept gaan we in op het betrekken van bewoners. Waarover kunnen bewoners wel en niet meepraten, en hoeveel invloed kunnen zij hebben op het project?